Manos a la obra: consejos para preparar un Acuerdo de Confidencialidad práctico

No nos engañemos, un Modelo de Acuerdo de Confidencialidad como el que os facilitamos desde el Colectivo Albacete Innova no es suficiente: necesitamos entender las implicaciones de cada una de las variables que vamos a incluir en ese documento para que realmente cumpla su cometido.

En primer lugar, tenemos que definir el ámbito de la colaboración, o más bien dejar meridianamente claro qué información va a estar sujeta al Acuerdo y cual no. Aquella información de dominio público, o que sencillamente no tenga que ver con el proyecto en el que estamos colaborando no estará incluida en el Acuerdo, y para eso debemos acotar el ámbito en el apartado correspondiente.

Según mi experiencia, en este punto existen dos tipos de colaboración: la basada en desarrollo de proyectos y la basada en la evaluación de ideas. En el primer caso el ámbito es concreto y relativamente sencillo de definir. En el segundo caso la colaboración se basa en estimar la viabilidad de ideas de manera conjunta, con lo que el ámbito debe ser lo suficientemente general como para englobar la variedad de ideas a manejar. No es lo mismo “desarrollo de una troqueladora de presión variable” que “ideas de negocio para maquinaria industrial”.

Que nuestro ámbito de colaboración sea muy concreto o muy general tendrá una influencia directa en la penalización económica derivada del incumplimiento del Acuerdo, ya que proyectos muy concretos implican un trabajo previo significativo –con su correspondiente inversión de recursos- , mientras que un ámbito más general implica una fase temprana del proceso de generación de valor, con una inversión en recursos menor (recordemos que la clave de los negocios no está en la idea, sino el la ejecución).

En este sentido, el Acuerdo de Confidencialidad puede y debe ser modificado en función del desarrollo de la colaboración. Si partimos de un Acuerdo de ámbito general e identificamos una línea de trabajo que queremos desarrollar conjuntamente bastará con hacer un segundo Acuerdo más específico… mejor que hacer un Acuerdo para cada idea a analizar, si de analizar ideas trata nuestra colaboración.

La segunda parte consiste en definir la duración del Acuerdo, es decir, durante cuanto tiempo desde su firma se protegerán las informaciones compartidas. Esto significa que la información que facilitemos a nuestros colaboradores podría ser utilizada como propia a partir de cierto plazo, salvo que introduzcamos alguna cláusula específica o renovemos el Acuerdo de Confidencialidad antes de su finalización. Por lo tanto, la duración del Acuerdo irá en consonancia con el tiempo estimado para desarrollar el proyecto objeto de la colaboración. Si decidimos desarrollarlo tendremos el compromiso de nuestros colaboradores. Si por el contrario decidimos no desarrollarlo ¿porqué no dejar que lo hagan otros? Y mejor aún ¿Por qué no incluir una cláusula en la que, en caso de desarrollar el proyecto con un tercero tengamos derecho de tanteo? En este sentido cada sector tiene sus plazos, y lo que sería un plazo largo para el desarrollo de software puede ser un plazo corto para proyectos industriales.

Si una de las partes incumple el acuerdo es evidente que la parte perjudicada puede recurrir a la vía jurídica para reclamar sus derechos. Evidentemente tendrá que demostrar que ha habido una mala utilización de la información sujeta al Acuerdo de Confidencialidad, con lo que recomiendo encarecidamente documentar las reuniones mediante actas, sobre todo en el caso de que nuestro ámbito de colaboración sea general o de que no tengamos un desarrollo palpable de esa idea a reclamar.

Si incluimos una cantidad en concepto de penalización económica la cosa se simplifica en caso de recurrir a la vía judicial, ya que existe un documento firmado voluntariamente por las dos partes en litigio con una cifra en caso de incumplimiento. Pero, sin necesidad de recurrir a este caso extremo, incluir esta penalización económica en el Acuerdo obliga a valorar el trabajo previo de las partes y el potencial de la información a compartir, lo cual es de mucha utilidad en cualquier relación de colaboración.

Por último debemos definir cómo vamos a comunicarnos con los colaboradores en caso de que necesitemos solicitar permiso para compartir con un tercero parte de la información confidencial, modificar los términos del Acuerdo o sencillamente renovarlo. Una dirección de correo electrónico puede ser suficiente en el caso de Acuerdos de persona a persona.

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